Case: Richard Budding
Orde en structuur in een chaotische mailbox
Over Levarne
Levarne is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het bouwen van cloud software voor bedrijven. Ze moderniseren systemen en creëren cloud-native applicaties. Daarnaast levert het API’s met gateways, verbonden autoplatforms, chatbots, gesloten community-apps, streaming oplossingen en nog veel meer. Een druk bedrijf dus.
Zeurende en achterstallige werkjes blijven in je achterhoofd hangen en hebben een stressverhogende uitwerking. Dat oplossen is echt resultaat!
De uitdaging
Richard Budding, CEO van Levarne, ergert zich enorm aan zijn mailbox en wil hier liever minder tijd aan kwijt zijn. Hij vroeg of ik zijn mailbox wil opruimen, organiseren en structureren. Hij wil dat alleen nog de mails die voor hem relevant zijn klaar staan in zijn mailbox.
Zo ben ik aan de slag gegaan
Snel zien wat belangrijk is
De mailbox van een ondernemer is vaak het middelpunt van het bedrijf. Alles komt hier binnen en het is de meest gebruikte communicatievorm. Klantencommunicatie, facturen die betaald moeten worden, uitnodigingen voor afspraken en vragen van medewerkers. Maar ook alle nieuwsbrieven, aanbiedingen en info over accounts waarvan je niet meer wist dat je ze ooit gebruikt hebt. Kortom: je wil snel zien wat belangrijk is en wat niet.
7500 mails naar 21 to-do’s
Dat is dan ook precies wat ik doe. Van wel 7500 mails heb ik de inbox teruggebracht naar 21 belangrijke to-do mails. Om te zorgen dat dit niet nog een keer zo oploopt, hebben we nu een systeem in de inbox. De CEO kan in een oogopslag zien welke mails hij moet oppakken en belangrijk zijn. De rest van de mails neem ik voor mijn rekening. De tijd die hiermee wordt gewonnen is enorm kostbaar voor de ondernemer en kan hij aan echt belangrijke zaken besteden.
Structuur in agenda
Vanuit het beheren van die inbox zorg ik ook voor zijn agenda. Alle mails met daarin uitnodigingen en agenda verzoeken, verwerk ik direct vanuit de inbox in de agenda. Ook dit scheelt niet alleen veel tijd maar zorgt er ook voor dat de structuur doorloopt in de agenda.
Wekelijkse contactmomenten
Om te zorgen dat dit alles vlekkeloos verloopt – en we natuurlijk persoonlijk contact ook belangrijk vinden – hebben we wekelijks contactmomenten om de zaken te bespreken. Uiteraard alleen op de momenten wanneer zijn agenda toelaat ;). In die gesprekken komen vaak andere taken naar voren die ik ook uit handen kan nemen. Denk hierbij aan het opstellen van de klantenlijst met het oog op kerst of ondersteunen bij voorbereidende werkzaamheden.
Het resultaat van de klant
“Zeurende en achterstallige werkjes blijven in je achterhoofd hangen en hebben een stressverhogende uitwerking. Dat oplossen is echt resultaat! Concreet, ben ik een afspraak vergeten, heeft een klant nog een openstaande vraag? Weet ik zeker dat iedereen is betaald? Dergelijke relatief kleine todo’s zitten verscholen tussen honderden berichten van partners, leveranciers en medewerkers. Om daar structuur in aan te brengen ronduit een verademing.”